Datenschutz

Datenschutzerklärung AQUA Mühle Vorarlberg

1. Einführung

1.1 Grundsätze
AQUA Mühle Vorarlberg verarbeitet personenbezogene Daten. Dabei stellen wir den bestmöglichen Schutz her. Dazu sind wir gesetzlich und fachlich verpflichtet. Darüber hinaus entspricht dieses Vorgehen unserer Grundhaltung, den Schutz der Vertrauensbeziehung zwischen Klient:in und AQUA Mühle Vorarlberg zu wahren. Nachfolgend finden Sie die Bestimmungen, nach denen das AQUA Mühle verfahren wird, wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten geht. Außerdem enthält dieses Dokument umfassende Informationen über Umfang und Zwecke unserer Datenanwendungen. Wenn in diesen Bestimmungen von „ich“, „wir“, „unser“ oder „AQUA Mühle“ die Rede ist, ist AQUA Mühle Vorarlberg (AQUA Mühle) gemeint.

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist

AQUA Mühle Vorarlberg gemeinnützige GmbH
FN 257050 s, Landesgericht Feldkirch
Obere Lände 5b
6820 Frastanz
Telefon: +43 5522 51596-0
Fax: +43 5522 51596-9
E-Mail: datenschutz@aquamuehle.at

1.2 Was sind „personenbezogene Daten“?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

1.3 Was bedeutet der Begriff „Verarbeitung personenbezogener Daten“?
Unter „Verarbeitung personenbezogener Daten“ versteht man jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren (EDV/Computer etc.) ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Gemeint sind also beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung (Korrektur), das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung der personenbezogenen Daten.

Alle diese Vorgänge oder zumindest Teile davon muss AQUA Mühle durchführen, um die Dienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren und die Leistungen mit Förder- und Auftraggebern abzurechnen.

1.4 Datenschutz bei der Erbringung von Dienstleistungen durch AQUA Mühle
1.4.1 Die Dokumentation im Zusammenhang mit der Finanzierung der Leistungen:
Unsere Dienstleistungen werden zu einem großen Teil durch Fördergeber auf Basis gesetzlicher Grundlagen finanziert. Für die entsprechenden Leistungsnachweise muss AQUA Mühle personenbezogene Daten verarbeiten und diese teilweise auch an die Fördergeber übermitteln. Aus den genannten Konstellationen ergeben sich für die Datenverarbeitung zudem gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen.

1.4.2 Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit gesetzlichen Vorgaben:
Bei AQUA Mühle sind für die Erbringung der Leistungen Mitarbeiter:innen mit zahlreichen unterschiedlichen Professionen angestellt: Psycholog:innen, Psychotherapeut:innen, Pädagog:innen, Sozialarbeiter:innen etc. Diese unterliegen gesetzlichen Vorgaben (Psychologengesetz, Psychotherapiegesetz etc.). Diese gesetzlichen Grundlagen verpflichten uns dazu, gewisse personenbezogene Daten zu verarbeiten. Ähnlich wie in einem Verhältnis Arzt/Ärztin-Patient:in der Arzt bzw. die Ärztin dazu verpflichtet ist, Daten wie Diagnosen, Krankheitsverläufe etc. zu verarbeiten.

Aus den genannten Grundlagen können sich zudem gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Daten ergeben.

1.4.3 Die Fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit dem Beratungsvertrag:
Nehmen Klient:innen ein Angebot von AQUA Mühle in Anspruch, kommt ein Vertrag zustande. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Dienstleistung durchzuführen.

Aus der Vertragsbeziehung ergeben sich gesetzliche, vertragliche und haftungsrechtliche Aufbewahrungsfristen.

Es ist daher nicht möglich, das Beratungsangebot und die Unterstützungsleistungen zu nutzen, ohne Daten bekannt zu geben. Deren Bereitstellung ist in den meisten Fällen gesetzlich vorgeschrieben bzw. für einen Vertragsabschluss erforderlich. Die Differenzierung, welche Daten für die jeweilige Beratung/Betreuung/Begleitung erforderlich oder freiwillig erhoben werden, ist fallspezifisch und für die Klient:innen transparent nachvollziehbar.

1.5 Verschwiegenheit
Die bestmögliche Hilfestellung und der optimale Schutz unserer Klient:innen sind das zentrale Anliegen unserer Arbeit. Mit Inanspruchnahme einer Beratung/Betreuung/Begleitung von AQUA Mühle schenken uns unsere Klient:innen ihr Vertrauen. Daher gehen wir selbstverständlich auch mit allen Inhalten aus dem Coaching-Kontext sehr sorgfältig um.

Alle unsere Mitarbeiter:innen unterliegen der strengsten Verschwiegenheit. Die Weitergabe von Klient:innen-Daten erfolgt daher nur im Einverständnis mit den Klient:innen oder aufgrund einer besonderen Rechtfertigung (beispielsweise Gefahr für Leib und Leben, die anders nicht abgewendet werden kann).

Wenn Sie eine Beratung in Anspruch nehmen, dann verarbeiten wir also Ihre Daten, gehen mit diesen aber sehr sorgsam um!

2. An wen richten sich diese Bestimmungen?

Diese Datenschutzbestimmungen richten sich an alle Klient:innen von AQUA Mühle.

3. Welche Daten erheben wir von unseren Klient:innen?

Wenn Sie eine Dienstleistung von AQUA Mühle in Anspruch nehmen, müssen wir aus den obengenannten Gründen gewisse Daten verarbeiten. In der Regel sind das

• Stammdaten zu Ihrer Person
  • zum Beispiel Name, Vorname, Geburtsdatum
  • Anschrift, Telefonnummern, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer,
  • Staatsangehörigkeit, Mailadresse, Familienstand etc.
  • Stammdaten Dritter
  • Sofern nötig, werden auch Stammdaten zu Dritten erfasst, da diese als Fallmitglieder zur Erbringung der Dienstleistung notwendig sind (Familienmitglieder, sonstige Personen aus dem Umfeld etc.)
  • Die personenbezogenen Daten dieser Fallmitglieder
  • unterliegen natürlich den gleichen Datenschutzbestimmungen.
• Daten zum eigentlichen Coaching

In den zahlreichen Dienstleistungen, welche AQUA Mühle erbringt, werden aufgrund der verschiedenen Inhalte und Ziele jeweils unterschiedliche Daten erarbeitet. Beispielhaft können hier vorkommen: Dokumentation des Coachingverlaufs, Dokumentation der erbrachten Leistung, Bewilligungsverlauf zum Fall, Diagnosen, Begründung, warum die Dienstleistung notwendig ist etc.
Auch hier gilt wieder, dass die Daten, welche für die jeweilige Dienstleistung nicht relevant sind, nicht verarbeitet werden.

4. Warum erheben, speichern, nutzen und geben wir personenbezogene Daten weiter (Zwecke und ihre Rechtsgrundlagen)?

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Um mit Klien:innen zu kommunizieren und unser Angebot bereitzustellen (rechtliche Grundlage: Durchführung des Vertrages mit Klient:innen)
• Zur fachlichen Dokumentation (Leistungsnachweis, Verlaufsdokumentation, Reflexions- und Erinnerungsstütze, zum Teil Diagnosen; rechtliche Grundlage: Vertragsdurchführung, berufsgesetzliche Verpflichtung)
• Für die Abrechnung mit Fördergebern (rechtliche Grundlage: Vertragsdurchführung, gesetzliche Verpflichtung)
• Für statistische Auswertungen, die im öffentlichen Interesse liegen, ohne personenbezogene Ergebnisse (Jahresbericht, Rückmeldung an den Kostenträger, Bedarfsanalyse; rechtliche Grundlagen: vertragliche und gesetzliche Verpflichtung)
• Zur Qualitätssicherung der fachlichen Arbeit (rechtliche Grundlage: gesetzliche Verpflichtung, Vertragsdurchführung, Wahrung lebenswichtiger Interessen anderer Personen oder Wahrung berechtigter Interessen von AQUA Mühle Vorarlberg
• Für die interne und externe Revision sowie zur Vorbeugung von Missbrauch und zur Rechtsverteidigung (rechtliche Grundlage: Wahrung lebenswichtiger Interessen anderer Personen oder Wahrung berechtigter Interessen von AQUA Mühle)

5. Wie erheben und speichern wir personenbezogene Daten?

Der Schutz der Privatsphäre der Klient:innen hat für AQUA Mühle höchste Priorität. Wir treffen den Risiken angemessene Maßnahmen, um gespeicherte personenbezogene Daten vor Missbrauch, Verlust und unberechtigtem Zugriff, unberechtigter Änderung oder unberechtigter Weitergabe zu schützen, zum Beispiel durch den Einsatz physischer Sicherheitsmaßnahmen und eingeschränkten Zugang zu elektronischen Datenbeständen. Die Klient:innen unterliegen keiner automatisierten Entscheidung, die diesen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Unsere Mitarbeiter:innen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit personenbezogener Daten und die Privatsphäre natürlicher Personen zu respektieren.

Alle Mitarbeiter:innen von AQUA Mühle sind auf dem Gebiet des Datenschutzes geschult und erhalten nur für ihre jeweilige Rolle eingeschränkten Zugriff auf personenbezogene Daten. Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Wege, wie wir Daten von Ihnen erheben und speichern:
Im Rahmen einer Beratung/Unterstützungsleistung geben wir Daten in unsere Datenbank ein. Dazu erhalten wir Daten

• entweder direkt von Klient:innen oder
• von anderen Institutionen, welche uns Klient:innen zu- bzw. überweisen (Fördergeber, Behörden etc.)
• oder durch die Verwendung eines Online-Formulars auf unserer Website.

5.1 Daten, welche im Rahmen einer Beratung/Unterstützungsleistung verarbeitet werden
Die Daten werden nur auf unseren Servern verarbeitet. Die Server werden durch AQUA Mühle betrieben (Serverbetriebssystem sowie die Programmsoftware werden von AQUA Mühle verwaltet).

5.2 Daten, welche über Online-Formulare eingegeben werden
Wir erheben personenbezogene Daten direkt von Ihnen, wenn Sie personenbezogene Daten über Online-Formulare unserer Website eingeben. Die Daten werden nur auf unseren Servern verarbeitet. Die Server werden durch AQUA Mühle betrieben (Serverbetriebssystem sowie die Programmsoftware werden vom AQUA Mühle verwaltet).

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es nötig ist, um die Erfüllung der oben genannten Zwecke sicherzustellen bzw. solange wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, werden die Daten gelöscht.

7. An wen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur in den folgenden Fällen:

• soweit wir dazu gesetzlich oder vertraglich berechtigt und / oder verpflichtet sind;
• mit Ihrer Einwilligung; und
• an Unternehmen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen.

Empfänger personenbezogener Daten können Systempartner (etwa: Kinder- und Jugendhilfe, andere Institutionen aus dem Gesundheits- und Sozialbereich, Anwält:innen, Ärzt:innen, …), Fördergeber (Land Vorarlberg, Bund etc.), gesetzliche Vertreter:innen oder sonstige Personen, die im Coaching-Kontext Unterstützung bieten, sein.

8. Wie können Sie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten und sie berichtigen? Welche anderen Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Zugang (Auskunft) zu Ihren personenbezogenen Daten und – unter bestimmten Voraussetzungen – auch auf Korrektur (Berichtigung), Löschung, Beschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Für den Fall, dass Sie uns Ihre Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf wird dann für alle zukünftigen Verarbeitungsvorgänge wirksam, berührt jedoch nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Sie können von Ihren Rechten Gebrauch machen, indem Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Wir werden Sie gegebenenfalls auffordern, Ihre Identität zu verifizieren und anzugeben, welche Informationen Sie wünschen.

9. Wie können Sie eine datenschutzbezogene Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde vorbringen?

Sie können bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, eine Beschwerde einreichen.

10. Wie kann eine Kontaktaufnahme mit dem/der Datenschutzbeauftragten erfolgen?

Sollten Sie Anmerkungen oder Fragen, Bedenken oder Beschwerden bezüglich der Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie bitte unsere/n Datenschutzbeauftragten über die folgende E-Mail-Adresse datenschutz@aquamuehle.at oder schreiben Sie uns an folgende Adresse
AQUA Mühle Vorarlberg gGmbH
Datenschutzbeauftragte
Obere Lände 5b
6820 Frastanz

11. Daten, welche beim Zugriff auf die Website von AQUA Mühle verarbeitet werden

Jedes Mal, wenn Sie das Internet nutzen, überträgt Ihr Internetbrowser automatisch bestimmte Informationen, die wir in sogenannten Server-Protokollen speichern. Die Server-Protokolle werden zur Erkennung von Störungen und aus Sicherheitsgründen (z. B. Angriffserkennung) für eine Zeit von bis 36 Monaten gespeichert und danach gelöscht, sofern kein Sicherheitsvorfall eingetreten ist und die Server-Protokolle als Beweismaterial benötigt werden. Server-Protokolle enthalten typischerweise die folgenden Informationen:

• die IP-Adresse des Endgeräts, von dem aus auf den Online-Dienst zugegriffen wurde
• die Internet-Adresse der Website, von der aus auf die Website zugegriffen wurde (sog. Referrer-URL),
• den Namen des Service-Providers, über welchen auf die Website  zugegriffen wurde,
• den Namen der aufgerufenen Daten bzw. Informationen,
• Datum und Uhrzeit sowie die Dauer des Zugriffs,
• die übertragene Datenmenge,
• das Betriebssystem und Informationen bezüglich des genutzten Internetbrowsers und den http-Statuscode (z. B. „Abruf erfolgreich“).
• Allfällig eingegebene Formulardaten werden nicht gespeichert, sondern nur per E-Mail weitergeleitet.

11.1 Social Media:
AQUA Mühle Vorarlberg gGmbH präsentiert sich auch in Facebook, Instagram und LinkedIn. Zu diesen Online-Auftritten gelangen Sie über einen Link auf unserer Homepage. Wir unterbinden weitest möglich eine Datenübermittlung an die genannten Plattformen. Erst wenn Sie den genannten Link anklicken und damit eine der Plattformen aktiv aufrufen, werden u. a. Ihre IP-Adresse sowie Cookies übermittelt und der Dienst erhält die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Website besucht haben. Sind Sie bei selbst bei einer der Plattformen aktiv eingeloggt, werden diese Informationen Ihrem Benutzerkonto zugeordnet. Bitte beachten Sie, dass wir selbst weder eine gesicherte Kenntnis über, noch Einfluss darauf haben, wie und welche Daten genau an die jeweiligen Dienste gelangen. Mit der Aktivierung und dem Klicken auf den Link zu Facebook, Instagram oder LinkedIn stimmen Sie der damit einhergehenden Übermittlung personenbezogener Daten an die genannten Plattformen zu.

Die jeweils aktuellen Informationen zu Art, Zweck, Umfang, Verwendung und Schutz Ihrer Daten durch Facebook, Instagram und LinkedIn sowie Ihre damit zusammenhängenden Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärung der jeweiligen Plattform.

12. Cookies

Wir verwenden sogenannte Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Internetbrowser auf Ihrem Endgerät ablegt und speichert. Wenn eine Website erneut besucht wird, sendet der Internetbrowser die Informationen des Cookies zurück und ermöglicht dem Anbieter der Website, Ihren Internetbrowser wiederzuerkennen. Die Website von AQUA Mühle nutzt nur sogenannte Session-Cookies (oder „Sitzungscookies“), sodass Ihr Endgerät die durch das Cookie übermittelten Informationen nicht speichert, nachdem Sie die Website verlassen haben. Wenn Sie Ihren Browser schließen, wird das Session-Cookie, das durch die Website von AQUA Mühle gesetzt wurde, gelöscht und es werden keine Informationen aufbewahrt, die Sie oder Ihren Browser bei Ihrem nächsten Besuch auf der Website von AQUA Mühle identifizieren können.

Cookie Einstellungen ändern

13. Webanalyse mit Matomo (ehemals Piwik)

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten:
Wir verwenden auf dieser Website die Software „Matomo“ (www.matomo.org), einen Dienst der InnoCraft Ltd., 150 Willis Street, Wellington, Neuseeland. Die Software setzt ein Cookie (Textdatei) auf Ihrem Computer, um Ihren Browser wiederzuerkennen. Wenn Sie eine Unterseite unserer Website besuchen, werden folgende Daten gespeichert:

• IP-Adresse des Nutzers, gekürzt um die letzten zwei Bytes (anonym)
• aufgerufene Unterseite und Aufrufzeit
• die Seite, die der Nutzer auf unserer Website besucht (Referrer)
• Welcher Browser, welches Plugin, welches Betriebssystem und welche Bildschirmauflösung verwendet werden soll
• Verweildauer auf der Website
• Von den besuchten Unterseiten aus aufgerufene Seiten

Die von Matomo erhobenen Daten werden auf unseren eigenen Servern gespeichert. Keine Weitergabe an Dritte.

Rechtliche Grundlage:
Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit Matomo ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung:
Wir benötigen diese Daten, um das Surfverhalten der Nutzer zu analysieren und Informationen über die Nutzung verschiedener Komponenten der Website zu erhalten. Dadurch können wir die Website und deren Benutzerfreundlichkeit stetig optimieren. In diesen Zwecken liegt unser berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse tragen wir dem Interesse der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten Rechnung. Diese Daten werden in keinem Fall dazu benutzt, den Besucher dieser Website persönlich zu identifizieren und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Dauer der Datenspeicherung:
Die Daten werden gelöscht, wenn sie für unsere Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Widerspruch:
Sie können der vorbeschriebenen Datenerhebung auf drei verschiedene Arten widersprechen:

• Sie können das Speichern von Cookies in Ihrem Browser vollständig blockieren. Dies bedeutet jedoch, dass Sie möglicherweise bestimmte Funktionen unserer Website, die eine Authentifizierung erfordern (Warenkorb, Bestellung, persönliche Einstellungen usw.)
• Sie können in Ihrem Browser die „Do Not Track“-Einstellung aktivieren. Unser Matomo-System ist so konfiguriert, dass es diese Einstellung berücksichtigt.

14. Änderungen dieser Bestimmungen

Diese Bestimmungen werden regelmäßig überprüft, um neuen gesetzlichen Regelungen und Technologien, Änderungen unserer Tätigkeiten und Verfahren sowie dem sich wandelnden Geschäftsumfeld Rechnung zu tragen.

Zuletzt aktualisiert: Februar 2024